| 皆さんの会社では、毎日の業務がスムーズに流れていますか？ずっと続いていることだから、と特に問題にならないかもしれませんが、実は２カ所で同じ処理をしていたり、後で使われない帳票を作っていたり、ということがかなりの会社で行われています。 コンピュータシステムを使っていてもこうしたことは起こります。また、ビジネスの動きが速い昨今は、業務もそれに合わせて変えていかねばなりませんが、なかなか見直す機会がなく、つぎはぎやその場しのぎになっていることもよくあります。 こういった業務のムダを見直してみませんか。ビーフラットでは業務で使用している帳票をベースにした手法で業務分析のお手伝いをしており、「業務の流れが良く把握できた」「今までなんだか変だとおもっていたけれど、どこがおかしいのかよくわかった」と好評をいただいています。今回はそのご案内です。 |
| １．「産能大方式」の業務分析とは a.「業務」と「事務」 会社で行われている一連の行動、行為を「業務」といいます。たとえば、「受注」という業務は、「注文がきたら、その品物を在庫しているかどうか調べる」「在庫がなければ仕入れの手配をする」「その注文を受けて良いかどうか、得意先の信用限度額を調べる」といったことが必要です。そして、それぞれのことがら（機能）を果たすためには「在庫台帳で在庫を確認する」とか「仕入れのための注文書を起票する」といった、「事務」が行われます。 言い換えれば、業務の目的を遂行するための手段が「事務」になります。「業務分析」とは、手段である事務が業務の目的に照らして適切な方法となっているかどうかを見極めるために行います。 b.フローチャートの重要性 こうした、業務と事務の関連をあらわすために、弊社の業務分析では「産能大方式」の「業務フローチャート分析」を行っています。この帳票をもとに業務をフローチャートで分析する手法は、事務がどのように行われているかを図や記号を用いて時系列で追っていくという方法です。つまり、文章の代わりに記号で意味を表し、モレや落ちをなくしながら、時間とともに変化する業務の順序と方法を全体として一覧でとらえ、前後の関連を認識することが視覚的にできるようになるわけです。 |
| ２．業務フローチャートの作成手順 a.ヒアリング フローチャートを作る際には、まず業務を手がけている方から、その手順について使っている伝票やコンピュータのアウトプットをもとにして、ヒアリング（インタービュー）をします。 b.使用する記号とフロー例 次にヒアリングに基づいて、フロー図を作成します。フロー図では決められた記号を用います。産能大事務工程分析の工程記号の基本形は＜作業＞を表す○、＜運搬＞を表す○、＜停滞＞を表す△、＜検査＞を表す□の４つです。この基本形に文字や記号を入れて、特定の事務作業の内容になります。（下記号例参照） 実際のフロー例は右上図のようになります。この例はコンピュータを使った受注手続きの分析図例です。 （下フロー図参照） |
      記号例 （詳しく見る） |
         産能大出版 『業務フローチャートの書き方』 高原 真 著 作図例（詳しく見る） |
| ３．分析とその後のフォローについて a.報告会 作成した業務分析フローをもとにして、関係する方に報告会を行います。この場で実例をお示しすると、いろいろな方から実に様々な改善アイディアが出てくるので、非常に有意義です。 実際に担当されている方からもご意見が出ますが、むしろ別の部署や担当の方からの改善アイディアがユニークで有効なものが多いようです。 b.自社での展開について こうした報告会ののち、社内で業務分析をもとに、問題点の見直しをします。また、分析をもとに業務をマニュアル化しておくと、今まで業務に携わっていた方だけでなく、異動や配置転換で新しくその業務に携わる方にも短時間で正確に事務内容を引き継ぐことができます。 このフロー作成のための作図技術はどなたでも学んで頂けますので、自社内でさらに業務改善をすすめるためのツールとして生かしていただけます。 c.コンピュータシステムに生かす 弊社がご提案するコンピュータシステムにもこの手法を使うことができます。通常コンピュータシステムを導入する際には念入りなヒアリングを行いますが、この際この分析フローを作成しておくと、どの事務作業をコンピュータ化すると効率がよいか、また足りない業務は何か、他の部署との関連はどうなっているか、ということが客観的基準でわかりますので、より使い勝手のいいコンピュータシステムをご利用いただけます。 ぜひお問い合わせください。 |
| ＜中村 友子＞ |
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